Dossier : sélection et ROI d’un Transport Management System
Pour les flottes de transport qui n’utilisent pas encore de Transport Management System, mais aussi pour celles qui veulent changer de système, la sélection du bon partenaire et le calcul du retour sur investissement constituent souvent un obstacle apparemment infranchissable. Quelques conseils de base et un bon accompagnement devraient pourtant permettre de passer le cap sans encombre.
Rappelons tout d’abord qu’un TMS n’apportera aucun bénéfice si la société qui y investit n’est pas prête à fonctionner en temps réel, avec tout ce que cela comporte comme évolution des mentalités. Précisons également qu’un TMS ne donnera sa pleine mesure que s’il a été choisi en fonction d’objectifs identifiés et quantifiés avec précision.
Procédure de sélection
La cellule Log-IC de la Provinciale Hogeschool Limburg a accompagné plusieurs transporteurs et flottes de poids lourds dans la sélection d’un TMS et propose les étapes suivantes :
- Analyse des processus logistiques de l’entreprise, y compris la détermination et la quantification des objectifs à atteindre. Ces objectifs peuvent être à la fois financiers (réduction des frais de transport globale ou pour un type de produits donnés, p.ex.) et opérationnels (amélioration de l’efficacité, amélioration du service à la clientèle…)
- Première sélection de tous les fournisseurs potentiels, qui peut s’étendre jusqu’à une trentaine de noms
- Rédaction d’un RFI (Request For Information), basé sur les conclusions de l’étape précédente. Plus la situation de départ est expliquée clairement et plus les objectifs à atteindre sont clairs, mieux le fournisseur saura si son produit répond aux attentes.
- A ce stade, les deux tiers des fournisseurs contactés auront répondu, et une partie d’entre eux sera retenue (certaines propositions ne seront finalement pas pertinentes). Contacter les fournisseurs restants pour un Request For Proposal, à savoir une demande de prix. Il est conseillé d’intégrer à la RFP des demandes de clients-témoins, de préférence dans des domaines proches du vôtre.
- L’analyse des RFP devra se faire de manière très précise, le plus difficile étant de comparer des pommes avec des pommes. Tel fournisseur peut proposer un prix inférieur pour la licence, mais compter davantage pour la mise à jour. Il faut garder à l’esprit que tout fournisseur a intérêt à maximaliser les revenus récurrents, particulièrement dans les services IT.
- Après analyse des RFP, il devrait rester 2 ou 3 fournisseurs dans la short list. Proposer une phase de tests, qui doit inclure toutes les questions d’interfaçage avec les systèmes existants. On sera particulièrement attentif à l’interfaçage avec les ordinateurs de bord, qui pose rarement de problème avec les ordinateurs les plus courants, mais qui doit peut-être développée sur mesures si l’on utilise un produit challenger (dont, souvent, les ordinateurs de bord des marques de poids lourds). Dans ce cas, attention au surcoût (si le fournisseur est honnête, il en aura mentionné l’existence dans son offre de prix…). Négocier tous les aspects liés à l’accompagnement et à l’implémentation du système, y compris la formation du personnel.
- Choix définitif du fournisseur et détermination d’un plan d’implémentation.
- Durant l’implémentation, à la fin de celle-ci et après plusieurs mois, prévoir un bilan provisoire des coûts et des bénéfices.
Couts liés à l’implémentation d’un TMS
Si l’on opte pour la méthode traditionnelle, il faut distinguer les coûts directs uniques, les coûts directs récurrents et les coûts indirects.
Coûts directs uniques
- Hardware
- Achat de la (des) licence(s) du logiciel
- Frais d’implémentation (soit l’accompagnement initial du fournisseur)
- Frais de formation du personnel (idem)
- Frais de consultance éventuels
Coûts directs récurrents
- Coaching du personnel par le fournisseur et/ou le consultant IT
- Contrat d’entretien et de mise à niveau du logiciel
Coûts indirects
- Temps passé à la gestion du projet, à la sélection du fournisseur
- Perte d’efficacité temporaire du personnel appelé à utiliser le TMS
- Ressources techniques internes nécessaires à l’implémentation du projet
- Temps de formation
Bénéfices liés à l’implémentation d’un TMS
Un TMS permet d’automatiser les processus vitaux de la flotte de transport. Il génère donc des bénéfices en termes d’efficacité des processus, réduction des frais de fonctionnement et permet de mieux atteindre ses objectifs opérationnels.
Quatre domaines bénéficient du TMS :
- La gestion des missions de transport
- La planification des tournées
- Le contrôle de la bonne exécution des transports
- Les services administratifs
Selon Liesbet De Munck (Log-IC), un TMS étant un système ‘enregistreur’, il est relativement facile d’en déterminer les postes de coût au préalable, mais il est moins facile d’en quantifier les avantages. Il faut donc se fixer des KPI et les suivre de façon très régulière tout au long du processus d’implémentation afin de rectifier le tir en cours de route si nécessaire.
Retour sur Investissement
Certains fournisseurs promettent un retour sur investissement en 90 jours. Ce genre de promesses n’a aucune chance d’être tenue, tant le passage d’une administration manuelle à une automatisation totale prend du temps et nécessite une évolution des mentalités.
En règle générale, l’investissement dans un TMS s’amortit en un an minimum et deux ans maximum, en fonction de la complexité des processus et du degré d’automatisation déjà en place. C’est peut-être au stade post-RFP qu’il faudra affiner un pronostic dans ce sens avec les 2 ou 3 fournisseurs retenus, éventuellement après avoir visité une flotte comparable de référence.
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