| |
|
|
|
Dossier : keuze en ROI van een Transport Management System
|
|
|
Voor de vloten die nog Transport Management System gebruiken, maar ook voor degene die van systeem willen veranderen, vormen de keuze van een goede partner en de berekening van de investeringsopbrengst vaak een onoverkoombaar obstakel. Met enkele basisregels en een goede begeleiding moet het nochtans mogelijk zijn deze kaap zonder problemen te ronden.
Herinneren we er eerst en vooral aan dat een TMS geen enkele winst oplevert als de onderneming die er in investeert er niet klaar voor is om in reële tijd te werken, met alles wat dat ook inhoudt zoals een wijziging van mentaliteit. Benadrukken we ook nog dat een TMS slechts ten volle rendement kan opleveren als het gekozen werd in functie van welomschreven objectieven.
Keuzeprocedure
De cel Log-IC van de Provinciale Hogeschool Limburg heeft verschillende transporteurs en vrachtwagenvloten begeleid bij de keuze van een TMS en adviseert de volgende stappen:
- Een analyse van de logistieke processen in het bedrijf, met inbegrip van het vastleggen en omschrijven van de objectieven. Die objectieven kunnen zowel financieel zijn (verlaging van de globale transportkosten of voor een gegeven type product) en operationeel (verbetering van de efficiëntie, verbetering van de service aan de klanten…)
- Een eerste selectie van potentiële leveranciers, wat tot dertig namen kan opleveren.
- Opstellen van een RFI (Request For Information), gebaseerd op de conclusies van de vorige etappe. Hoe duidelijker de startsituatie wordt uitgelegd en de objectieven duidelijk gesteld, hoe gemakkelijker het wordt voor de leverancier om te beoordelen of zijn product aan de verwachtingen kan voldoen.
- In een volgend stadium hebben twee derden van de gecontacteerde leveranciers geantwoord en een gedeelte daarvan wordt weerhouden (bepaalde voorstellen zullen uiteindelijk niet voldoen). De resterende leveranciers moeten nu gecontacteerd worden voor een Request For Proposal, met andere woorden een prijsaanvraag. Het is bij een RFP aan te raden om naar klantengetuigenissen te informeren, bij voorkeur op een gebied dat goed aansluit bij de activiteiten van het bedrijf.
- De analyse van de RFP moet op een zeer nauwkeurige manier gebeuren. Het moeilijkste daarbij is appels met appels te vergelijken. De ene leverancier kan een lagere prijs voorstellen voor de licenctie, maar dan meer rekenen voor de installatie en het up tot date houden. Men moet daarbij in gedachten houden dat alle leveranciers er belang bij hebben terugkerende opbrengsten te genereren, vooral bij IT diensten.
- Na analyse van de RFP blijven er doorgaans nog 2 of 3 leveranciers op de short list. Men kan dan een testfase voorstellen met een antwoord op alle mogelijke vragen omtrent samenwerking met bestaande systemen. Daarbij moet vooral aandacht besteed worden aan de uitwisselingsmogelijkheden met de boordcomputers. Voor de recente exemplaren is dat bijna nooit een probleem. Het kan evenwel ook dat een product op maat moet ontwikkeld worden als men een ander challengerproduct gebruikt (waaronder, heel vaak, de boordcomputers van de vrachtwagenmerken zelf). In zo’n geval moet men letten op de extra kosten (indien de leverancier eerlijk is, heeft hij dat al gemeld in zijn prijsopgave…). Belangrijk is te onderhandelen over alle stappen in verband met de begeleiding en implementering van het systeem, met inbegrip van de opleiding van het personeel.
- De definitieve keuze van de leverancier en het vastleggen van een implementatieplan.
- Gedurende de implementatie en aan het einde daarvan moet een voorlopige balans opgemaakt worden van de kosten en baten.
Kosten verbonden aan de implementatie van een TMS
Indien men opteert voor de traditionele methode dan moeten we een onderscheid maken tussen de eenmalige directe kosten, de terugkerende directe kosten en de indirecte kosten.
Eenmalige directe kosten
- Hardware
- Aankoop van de licentie(s) voor het programma
- Implementatiekosten (de begeleiding van de leverancier bij de opstart)
- Opleidingskosten voor het personeel (idem)
- Eventuele consultatiekosten
Terugkerende directe kosten
- Coaching van het personeel door de leverancier en/of de IT consultant
- Onderhoudscontract en het updaten van het programma
Indirecte kosten
- De tijd voor het beheer van het project en de selectie van de leverancier
- Een tijdelijk verlies aan efficiëntie voor het personeel dat het TMS moet gaan gebruiken
- De noodzakelijk interne technische hulpmiddelen voor de implementatie van het project
- De opleidingstijd
De baten van een TMS
Een TMS laat toe de vitale processen bij het beheer van een transportvloot te automatiseren. De winst schuilt hem in termen van efficiëntie van de processen, een verlaging van de operationale kosten en het beter kunnen inspelen op de operationele streefdoelen.
Vier domeinen profiteren van een TMS :
- Het beheer van de transportopdrachten
- Het plannen van de ritten
- De contrôle over het goed uitvoeren van de opdrachten
- De administratieve diensten
Volgens Liesbet De Munck (Log-IC) is een TMS een registratiesysteem en is het dus relatief eenvoudig om de kosten bij voorbaat te berekenen. Dat is evenwel iets moeilijker voor de voordelen. Het komt er dus op aan om een kostprijs en objectieven vast te leggen en die heel regelmatig te controleren tijdens de implementatiefase om tijdig te kunnen ingrijpen indien noodzakelijk.
Return on Investment
Bepaalde leveranciers beloven een terugbetaling van de investering binnen de 90 dagen. Zo’n beloftes kunnen nooit waar gemaakt worden, want de overgang van een handmatige administratie naar een totale automatisering vraagt tijd en vooral een verandering van mentaliteit.
Als algemene regel is de investering in een TMS terugverdiend binnen een jaar en maximum twee jaar, dat in functie van de complexiteit van de processen en de reeds aanwezige automatiseringsgraad. Het is het stadium na de RFP dat het interessant wordt de prognoses bij te stellen met de 2 of 3 weerhouden leveranciers, eventueel pas na een bezoek aan een referentievloot.
| 14/12/2011 | Claude Yvens
|
|
|
|
| |
|
|
|
|
|
|
|
|
| |
|
|
Inschrijving 
